In een vorig artikel hebben we met elkaar stil gestaan bij enkele praktische tips voor het maken van de inleiding. De vereniging moet echter ook bestuurd worden. Bij het bestuur van de vereniging en de taken van de bestuursleden willen we deze keer stilstaan.
Verkiezing
Meestal wordt één keer in het jaar een huishoudelijke vergadering gehouden, waarin de bestuursverkiezing plaatsvindt. Per vereniging kan het verschillen hoe dit geregeld is. Denk bijvoorbeeld aan herkiesbaarheid, termijnen, aantal functies etc. Het is goed om deze zaken in de statuten met elkaar vast te leggen. Het bestuur doet er goed aan om de huishoudelijke vergadering aan te kondigen, zodat de leden hierop voorbereid zijn. Zo heb je even de tijd om na te denken over wie je invult op het stembriefje. Maar tegelijk heb je dan de tijd om na te denken over de vraag of jij beschikbaar bent als jij wordt verkozen.
Het is mogelijk om de bestuursverkiezing bij acclamatie uit te voeren. Acclamatie betekent dat een besluit algemeen wordt aangenomen zonder stemming. Dan worden dus geen briefjes uitgedeeld, waarop een naam moet worden geschreven. Bij verkiezing op acclamatie zou iemand van de leden kunnen voorstellen om de voorzitter te herverkiezen, omdat het immers prima gaat. De rest van de leden knikt instemmend en binnen een paar minuten is een bestuursverkiezing afgewikkeld.
Dit werkt prima wanneer er niets is aan te merken op het functioneren van het bestuur of voorzitter. Maar wanneer dit wel het geval is, dan is het beter om schriftelijk te stemmen. Om geharrewar hierover te voorkomen, is het het meest handig om altijd schriftelijk te stemmen.Statuten
Ondanks dat het soms best wel voeten in aarde heeft om statuten op te stellen, is het wel raadzaam om statuten op te stellen. Hierin wordt verschillende belangrijke zaken vastgelegd. Bijvoorbeeld de naam, het doel en de grondslag van de vereniging. In de statuten staat ook wie lid kunnen worden van de vereniging.
Vaak is het zo dat wanneer een vereniging wordt opgestart, het nut en de noodzaak van statuten niet wordt gevoeld. Zo gaat het toch prima? Is statuten niet iets van “vroeger”? Statuten bewijzen hun dienst op het moment dat er vragen komen over de gang van zaken. Hoe moet wordt gestemd. Welke bestuursfuncties kennen we. Hoe lang is de termijn van de voorzitter en is hij herkiesbaar.
Stel je voor dat je nu denkt “oei, wij hebben nog geen statuten”, begin dan niet zelf met statuten op te stellen. Bij andere Bijbelstudieverenigingen in de gemeente of in het land of bij de Bijbelstudiebond zijn (model)statuten beschikbaar. Zo wordt het aannemen van statuten voor jullie vereniging een fluitje van een cent en het komt vrijwel altijd later nog eens van pas.Bestuursfuncties
Het bestuur bestaat uit meerdere leden. Deze worden door de algemene vergadering verkozen. Hoeveel bestuursleden is handig? Uit de praktijk blijkt vaak, dit geldt ook voor kerkenraden en andere besturen, dat een oneven aantal bij zware beslissingen patstellingen voorkomt. Een patstelling is dat er geen meerderheid is. Bijvoorbeeld in het geval van een bestuur van vier leden. Als twee bestuursleden vóór een besluit zijn, en de twee andere leden tegen, dan kom je niet verder met elkaar. Wanneer deze situatie zich langere tijd voordoet, komt dat het functioneren van het bestuur niet ten goede.
Voor een gemiddelde vereniging zijn drie bestuursleden meestal voldoende. Door de leden worden daarom een voorzitter, een secretaris en een penningmeester gekozen. Wanneer de vereniging groot is, kan een 2e voorzitter en een algemeen adjunct worden verkozen. Maar het is ook mogelijk om de penningmeester of secretaresse de functie van algemeen adjunct te laten vervullen.Voorzitter
De voorzitter moet leiding geven. Dat klinkt makkelijker dan het is. De voorzitter moet in elk geval de bestuursvergaderingen leiden en in de meeste gevallen ook de “gewone” vergadering. Deze leiding moet worden gegeven zodat het doel van de vereniging wordt bereikt. Dus de kennis en het inzicht in Gods Woord moet worden verdiept. Een grote verantwoordelijkheid ligt natuurlijk bij de leden, want alleen met voorstudie door de leden zelf kan dit worden bereikt. Maar tijdens de vergadering kan de voorzitter veel betekenen. Iemand die niet zoveel zegt aanmoedigen om iets te zeggen. Iemand die veel zegt wat afremmen. Zorgen dat de bespreking niet te ver afdwaalt. Niet te veel herhalingen. Wellicht hier en daar wat aanvullen of verduidelijken.
In de praktijk komt het wel voor dat het voorzitterschap wordt gerouleerd. Verschillende opties zijn mogelijk. De vergaderingen worden bijvoorbeeld om en om geleid door twee personen. Op sommige verenigingen wordt de bespreking in subgroepjes gedaan Dan kan per groep en eventueel per keer iemand worden aangesteld om de bespreking te leiden. Dit kan bijvoorbeeld degene zijn die ook de inleiding heeft.
Bij de verschillende mogelijkheden moet wel in het oog worden gehouden dat de kennis en het inzicht in Gods Woord moet worden verdiept. Wanneer de bespreking van een bepaald subgroepje regelmatig verzandt in een theekransje, dan moet het bestuur ingrijpen en de zaken anders regelen.Secretaris
Een voorzitter hoeft maar de helft van het werk te doen als hij een goede secretaris heeft. Dus de voorzitter heeft een belangrijke taak, maar de secretaris evengoed. Vaak doet hij veel werk achter de schermen. Zorgen voor een goed rooster. De ledenadministratie bijhouden. Eventuele brieven die binnenkomen beantwoorden. Verder moeten natuurlijk de notulen worden gemaakt van de bestuursvergadering en van de Bijbelstudievergadering.Penningmeester
Als de penningmeester het werk goed doet, dan gaat het eigenlijk vanzelf. Belangrijkste is het beheer van het geld. Zorgen dat contributie binnenkomt. Betalen voor de zaal. Als de vereniging aangesloten is bij een bond, dan moet de bondscontributie op tijd worden overgemaakt. Kosten voor attenties aan zieke leden vergoeden etcetera.
Het werk van de penningmeester hangt voor een groot deel af van de welwillendheid van de leden. Dus zorg dat de contributie op tijd is betaald. Dat verlicht het werk van de penningmeester enorm.
Samen vormen de bestuursleden het bestuur. Zij zijn dus met elkaar verantwoordelijk voor het beleid. Dit betekent dat bij moeilijke punten het hele bestuur een keuze moet maken. Bijvoorbeeld in het geval dat een brief moet worden verstuurd. In veel gevallen zal de secretaris een eerste versie maken. Hierna wordt de brief binnen het bestuur besproken. De secretaris maakt dan een definitieve versie, die door hem en de voorzitter wordt getekend.Notulen
In de meeste gevallen is de secretaris verantwoordelijk voor de notulen. Als de bespreking echter in subgroepen wordt gehouden, is per subgroepje iemand anders verantwoordelijk. Handig is om dit bij het opstellen van het rooster al te bepalen of daar een vuistregel voor te bedenken. Zoiets van: de inleider van de vorige keer maakt de keer daarop de notulen.
De notulen zijn het verslag van een vergadering. Dit verslag heeft drie doelen. Het is handig voor de afwezigen. Het is een geheugensteun voor de aanwezigen. En de gemaakte afspraken worden zwart op wit vastgelegd. De grote vraag is altijd: wat moet wel of niet in de notulen? In elk geval de huishoudelijke zaken, zoals belangrijke besluiten van de ledenvergadering (bijv. de uitslag van een verkiezing). Sommige verenigingen hechten veel waarde aan een uitgebreid verslag van de bespreking van de voorgaande vergadering. Op zich is dat mooi maar feitelijk zouden alle leden zelf aantekeningen moeten maken en zou een uitgebreid verslag niet nodig zijn. Daar komt bij dat in het geval het besprokene niet helemaal correct is vastgelegd, discussie ontstaat over de bespreking van meerdere weken geleden. Deze discussie zorgt ervoor dat de bespreking van het onderwerp van die avond later op gang komt, en dat is meestal erg jammer.
Een uitgebreid verslag van de bespreking is eveneens minder zinvol omdat vrijwel niemand later nog de moeite neemt om in de notulen te kijken met betrekking tot de bespreking. Een korte opsomming van de besproken punten is voldoende voor de notulen.
De notulen hebben een officieel karakter. Zeker de belangrijkste besluiten over verkiezingen en andere gezamenlijke afspraken (de hoogte van de contributie) moeten goed worden vastgelegd. Hier is het bestuur verantwoordelijk voor. Om het officiële karakter duidelijk te laten zijn, is het goed dat de voorzitter en de secretaris onder de notulen hun handtekening zetten.Rooster
Het bestuur doet er goed aan om voorafgaand aan het nieuwe vergaderseizoen alvast een rooster op te zetten. De secretaris stemt alvast met de andere verenigingen af welke data het meest handig zijn, zodat niet alle verenigingen op dezelfde avond willen vergaderen. Verder is het handig om de data van de feestdagen op een rijtje te hebben. Wanneer de vereniging op zondagavond wordt gehouden, kunnen bijvoorbeeld de Paasdagen het rooster in de war sturen. Let daar alvast op bij het opstellen van het rooster.
Het kiezen van onderwerpen gebeurt door de leden van de vereniging. Om ellenlange discussies over persoonlijke voorkeuren op de vergadering te voorkomen, kan het bestuur alvast een voorselectie maken. Dit kan bijvoorbeeld op basis van beschikbare schetsen of ander beschikbaar materiaal. In het vorige artikel hebben we gezien dat er meerdere categorieën onderwerpen mogelijk zijn. Een Bijbelboek of gedeelte daarvan in ieder geval. Maar dit kan goed afgewisseld worden met een belijdenis, zoals de NGB of de Dordtse Leerregels. Ook de kerkgeschiedenis of een ander vrij onderwerp is mogelijk. Een lijst met beschikbare schetsen is te raadplegen op bijvoorbeeld http://www.gereformeerde-kerken-hersteld.nl/organisaties/bijbelstudiebond.
Iets anders is het proberen waard, namelijk om het onderwerp aan te laten sluiten op artikelen in DE BAZUIN. Zo zijn er artikelen verschenen over het huwelijk van ds. De Marie. Of bijvoorbeeld de artikelen van Corneel Koster over hermeneutiek. Hier kan best een avond met elkaar over worden doorgepraat om zo de kennis van Gods Woord te verdiepen.Vervolg
Tot nu toe hebben we in een vorig artikel stilgestaan bij het maken van een inleiding. In dit artikel hebben we meer gekeken naar de zakelijke kant van het verenigingswerk. In een volgend en laatste artikel willen we kijken naar de voorstudie en de bespreking.